Economía

Cambios en el proceso de cierre contable en épocas de covid-19.

Desde que se declaró pandemia, el brote del coronavirus (COVID-19) ha afectado a todas las compañías, y su impacto en el proceso de cierre mensual y anual, de los estados financieros fue significativo y provocó la necesidad de adaptación de todo el personal que directa o indirectamente se ve relacionado al mismo. ¿Qué medidas debieron tomar y deben seguir incorporando las compañías para minimizar dicho impacto y poder realizar el cierre contable mensual y anual de sus estados financieros en un entorno virtual?

El brote del coronavirus (COVID-19) desde que se declaró pandemia ha afectado a todas las compañías de forma directa o indirecta. Es una crisis que las empresas se encuentran enfrentando y atravesando, que no posee ningún precedente y que expone constantemente a los líderes de las compañías a la toma de decisiones con impactos significativos inmediatos.

Para prevenir la transmisión y propagación del virus, los gobiernos han tomado medidas que afectan la movilidad de las personas y han impulsado el trabajo remoto a todas las empresas que pudieran realizarlo.

En este contexto, la forma en que trabajan las distintas compañías se ve alterada y afectada día a día. Las empresas se ven constantemente en situaciones donde deben establecer prioridades, “manejo del estrés”, y pensar en el “ahora” más que en el largo plazo.

El home office ha sido una nueva forma de trabajo, aceptada por la mayoría de las compañías, impulsada y vista como necesaria por los gobiernos y de una constante necesidad de adaptación para los empleados.

Esta pandemia obligó a las empresas a adaptarse en su dinámica diaria y a adecuar sus procesos, teniendo en cuenta los cambios que trajo aparejado el trabajo remoto, y todos los desafíos que esto implica. Las empresas más afectadas fueron las que poseen procesos cuyas tareas eran principalmente manuales, y recursos tecnológicos escasos y/o que no se encuentran adaptados a esta nueva normalidad.

Producto de lo mencionado anteriormente, en la actualidad es un reto para las compañías el cierre contable mensual y anual de los estados financieros, con empleados trabajando desde sus hogares (que buscan un equilibrio entre lo laboral y personal), procurando mantener las eficiencias, cumpliendo con los plazos que siempre fueron “tensos” y manteniendo la calidad de la información así como el adecuado control interno. Adicionalmente, los procesos de cierres contables de las compañías están generalmente diseñados y procuran la recopilación y generación de datos en un entorno de trabajo en la oficina.

Por todo lo mencionado anteriormente y teniendo en cuenta que el impacto de la pandemia implicó un mayor nivel de análisis de los estados financieros, las medidas que adoptaron y se sugiere que adopten las compañías asociadas al proceso de cierre contable mensual y anual de los mismos, son las siguientes:

 

Acciones asociadas al proceso en sí mismo:

Acciones asociadas al equipo de trabajo:

  • Trabajar en equipo, realizando reuniones virtuales en donde cada uno de los empleados pueda comprender el impacto de su tarea en el proceso como un “todo”.
  • Mantener una comunicación adecuada con sus empleados, mediante el uso de nuevas aplicaciones disponibles. Realizar reuniones más frecuentes que cuando se trabajaba desde la oficina. Seleccionar un canal eficiente de comunicación.
  • Proteger y motivar a la fuerza laboral que se encuentra relacionada con dicho proceso.
  • Estar atentos a los problemas tecnológicos que se le presentan al equipo para evitar falta de acciones a tiempo.
  • Coordinar con la gerencia que realiza los controles finales de los balances, cómo se realizará dicha revisión de forma remota.

Acciones asociadas con los especialistas externos:

  • Mantener comunicaciones más cercanas con los asesores y auditores para conversar implicancias que se le presenten en el proceso de cierre, estar alineados, aceptar sugerencias y anticiparse a eventuales problemas de cara al cierre del ejercicio.

 

Los recursos que intervienen en el proceso de cierre mensual y anual de las compañías son los protagonistas de los cambios que ha provocado la pandemia COVID-19, debido principalmente al trabajo remoto. Las compañías y sus empleados debieron adaptarse rápidamente a esta nueva forma de trabajo. Esto aceleró cambios que se encontraban planificados o se pensaban a futuro, que impactaron en el proceso de cierre. Dichos cambios deben realizarse de forma tal que se mantenga la calidad de la información financiera.

¿Los líderes de las compañías, se encuentran realmente atentos a las implicancias que tiene la pandemia en los controles asociados al proceso de cierre?




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